沖縄ホームページ制作会社の現場でデザインやWEB関連のお仕事で頻発するトラブルを取り上げ、その解決、対処法について考えてみました。
ホームページ制作におけるよくあるトラブル
ホームページの制作は、プロジェクトの設計段階から完成段階まで多数の手順が含まれています。その過程でトラブルが起こる事も少なからずあります。
WEBマーケティングや制作において、お客様の意向を汲み取りながら、制作チーム（デザイナーやコーディング担当、更に大きなプロジェクトになると、プログラミングを担当する開発者まで）色々な立場からの意見を取り入れながら制作を進めるとなると、多くの困難にぶつかります。
ここでは、ホームページ制作の現場で頻発するトラブルの一部を取り上げ、その対処法について考えてみました。
デザインの意向が合わない
お客様とデザインの方向性が合わず、修正のループに陥ってしまうことはよくある事例です。デザイナーはクライアントのイメージを具現化しようとしますが、そのイメージが曖昧だったり、具体的な指示がない場合に、答えが出てこない事が多々あります。それが原因で、完成したデザインとお客様との期待がズレてしまうことがあります。
このようなトラブルを避けるためには、制作前にデザインの方向性を明確にすることが重要です。具体的なイメージ、希望のカラー、必要な機能等、細かい部分まで事前にヒアリングを行い、デザイナーとクライアントの間で共通の認識を持つことが大切になります。
制作スケジュールの遅れ
制作スケジュールの遅れもよく見られるトラブルの一つです。クライアント側のフィードバックが遅い、コンテンツの提供が遅れる、設計段階にはなかった、途中から出てきた機能追加など、テクニカルな問題により制作が頓挫して、ホームページを制作する事ができなかった…など、様々な要因が絡んできます。
これらの問題を解消するためには、まずは制作スケジュールを明確に決め、各段階でのデッドラインを設定することが大切です。そして、それぞれのステップが遅れた場合の対策や、必要なリソースを確保するなど、予めリスク管理を行うことが求められます。
全体のスケジュール管理に加えて、細かなタスク管理も徹底し、プロジェクトをスムーズに進めるようにすることが求められます。
制作会社においては、お客様のスケジュールが遅れるとなかなか強めに言う事もできなく、制作がズルズルと延長してしまう事が多々あります。その対処法としては、制作会社とお客様で制作前にしっかりと契約を交わし、スケジュールの延長に対しても取り決めを交わす事が重要になります。
後で、揉めないように事前に取り決めを行う事が大切です。
予算オーバー
ホームページ制作においては、制作費用が予算を上回ってしまうという問題も一般的なトラブルと言えます。予想外の追加作業が発生したり、特殊な機能を追加するためにコストが増えたりと、様々な原因があります。
この予算オーバーを防ぐためには、まず初めに制作費用と必要な作業をしっかりと見積もることが重要となります。そして、万が一予算を上回る事態が発生した場合には、無理にその内に収めようとするのではなく、お客様と再度調整を行い、予算と仕様を見直すことも必要です。また、料金体系を明瞭にすることで、お客様が理解しやすい状況を作り出すことが求められます。
トラブルを引き起こす原因とは
デザインの過程で発生するトラブルは多種多様です。頭の中で考えたイメージと現実のデザインが合わない、デザイン案を具体化できない、期限までに納品できるデザインが完成しない…などの問題が発生します。ホームページ制作のほと度が、デザインに関するトラブルが多いです。そうした問題を解決するためには、デザインの意向具体化、デザインの途中経過の確認、期限までに納得するデザインの完成といった具体的なステップを踏むことが重要です。
デザインの意向、具体化の方法
デザインの作成初期段階では、具体的なデザイン案が浮かばないこともあります。そのような状況を解決するためには、一つ一つのデザイン要素に意向を具体化することが重要です。デザインは色、形、配置など多くの要素から成り立っています。それぞれの要素について具体的な意向を持つことで、全体像が見えてくるでしょう。
また、デザインを抽象的なものから具体的なものへと形成していく過程で新たなアイデアが生まれることもあります。意向の具体化はデザイン作成の追い風となります。
低予算でデザイン案を幾つか提案するのは非常に困難です。
その場合は、参考となるWEBサイトなどを幾つか提案して、その中でデザインを絞り込む事も可能です。
制作会社だけでなく、お客様（依頼側）でもリサーチして車内で取りまとめる事が大切です。
ただし、最終的には予算や、トレンド、SEO関連も含めて、プロで経験のある制作会社の意見を取り入れて、調整する事がホームページ制作で成功に近づきます。
デザインの途中経過を確認する
デザインの途中経過を確認することも非常に重要なステップです。途中経過の確認なしで作業を進めてしまうと、完成した段階で意図しない結果になることがあるからです。途中経過の確認を行うことで、早期段階で問題点を発見し、深刻なトラブルに発展する前に対処することが可能となります。途中経過の確認は、自分だけでなく、関係者全員で行なうことで、その人たちの意見や視点も取り入れられるというメリットもあります。
お客様の担当者が承認したが、会社全体としては承認してないというケースもあります。
承認をしっかり確認できるプロセス、その都度、承認印を頂いてから次に進めるという進捗方法も考えましょう。
期限までに納得するデザインを完成させる
期限までに納得できるデザインを完成させるためには、適切な時間管理と作業進行が必要です。トラブル回避のためにも、変更や修正が必要な場合はできるだけ早く対応することが重要です。
また、余裕をもってスケジュールを組むことで、納品間際になっても焦ることなく、納得のいくデザインを仕上げることができます。期限までに納品するためには、定期的な進捗確認や予定の見直し、また、必要な場合は補助的なリソースを活用するなど、柔軟な対応が求められます。
スケジュール遅延の解決策
ビジネスの現場では、計画にそってプロジェクトの進行や業務を遂行することが重要です。しかし、予期せぬ問題やミス、人員の状況などからスケジュールが遅延することがあります。遅延したスケジュールの解決策には、明確な報告体制の確立、余裕のある日程設定、全体のスケジュール管理があります。これらは、プロジェクトが円滑に進行し、遅延による悪影響を最小限に抑えるための手段です。
進行状況の定期的な報告を求める
プロジェクトがスケジュール通り進行しているか把握するためには、各担当者からの定期的な進行状況報告が不可欠です。進行状況の定期報告によって、進行速度を確認し、問題が見つかった場合は早めに対策を立てることが可能となります。さらに、定期報告は全体の進行状況を共有し、チーム一丸となって対応する機会をもたらしてくれます。
しかし、この報告が業務の邪魔になると感じる人もいるかもしれません。そこで、報告作業の負担を軽減するための工夫が求められます。具体的には、報告のフォーマットを統一したり、報告の頻度や時期を明確にするなどが考えられます。
これらの工夫により、各担当者は報告作業をスムーズに進行させることができ、全体の進行状況を体系的に把握しやすくなります。
最初から余裕を持った日程を組む
予期せぬ問題に対処するためには、最初から押さえの時間を設けた日程を組むことが有効です。余裕をもったスケジュール設定により、遅延要因が発生した場合でもその影響が全体のスケジュールに広がるのを防ぐことができます。
しかし、余裕を持ちすぎると作業の効率が下がる可能性もあります。そのため、適切なバランスが重要となります。予期せぬ問題や障害への備えだけでなく、人員の状況や業務量、工期などを考慮に入れたスケジュール設定を行うべきです。
余裕を持った日程設定により、プロジェクトのスケジュール遅延に強くなることでしょう。
プロジェクト全体のスケジュール管理
スケジュールの遅延を防ぐためには、プロジェクト全体のスケジュールを管理することが重要です。全体スケジュール管理により、各部分の進行状況だけでなく、その影響がプロジェクト全体にどう作用するかを把握することができます。
特に、複数の業務が連携して進行するプロジェクトでは、一部の遅延が連鎖的に全体の遅延を引き起こす可能性があります。各業務のスケジュールだけでなく、それらがどのように連動するかを理解し、調整することで、全体のスケジュール遅延を最小限に抑えられるでしょう。
以上のように、定期的な報告、余裕を持った日程の設定、全体のスケジュール管理が、スケジュール遅延の解決策として有効です。これらを組み合わせて用いることで、より効果的なスケジュール管理が可能となります。
予算オーバーの防止方法
予算オーバーは大きな損失を招くだけでなく、計画的な業務遂行の阻害要因にもなります。そこで、予算オーバーの防止方法を非常に重要な要素として認識しておく必要があります。主に三つのポイントに絞り、方法をご提案いたします。一つ目は見積もり時点での十分な確認です。二つ目は途中経過のコストを把握すること、三つ目は余計なコストを発生させないための工夫です。これらの面から予算オーバーを防ぐ方法を解説します。
見積時点での十分な確認
冒頭で触れた通り、見積時点での十分な確認は予算オーバーを防止する大切な要素です。見積は、実際の作業を始める前に、必要となるコストの大まかな予算を計画するものであり、これを的確に作成することが重要です。
しかし、ここでの見積作成は雑なものであってはならず、要素ひとつひとつを丁寧に吟味しながら計算するべきです。それぞれの細かな部分を把握し、それらが合計された際の仮の金額を算出します。調査や素材などの値段確認、あるいは人件費など、見積作成時には全ての要素を把握し、これを織り交ぜた予想を立てることを心掛けましょう。
途中経過のコストを把握する
次に必要なのは途中経過のコストの把握です。仕事が進行するにつれて、必然的にコストが発生していきます。予算オーバーを防止するためには途中経過でのコストを把握し、それらを適時に整理することが求められます。
具体的には、新たに制度もしくは仕組みを作ることで常にコストを把握した状態を維持しましょう。例えば、共有の進行報告書やスプレッドシート、進捗が確認できるツールを活用して、全員が最新の情報を保持できるようにすると良いでしょう。
余計なコストを発生させないための工夫
最後に、余計なコストを発生させないための工夫について説明します。これは経費の不必要な出費を抑え、予算オーバーを回避するためのものです。
具体的な方法としては、まずは必要なものだけを適切な価格で調達すべきです。慣れてないと良かれと思って、外部調査をコストの高い所に依頼してしまったり、WEBマーケティングのツールなどを事前に手配してしまうことからムダな出費に繋がるケースも少なくありません。また、作業の効率化も重要です。スケジュールを遵守し、適切な段取りでおこなえば余計な時間を使わずに済みます。時間はコストに直結しますから、効率よく仕事を進める事が求められます。要は、無駄を省き、必要最小限の経費で成果を出せるように配慮する事です。
制作会社側では、見積時点での確認、途中経過のコスト把握、余計なコストを発生させない工夫を心がけることにより、予算オーバーを防ぐことが可能となります。
トラブル発生時の対応策
トラブルが発生した際の対応策は、事前に準備し理解しておくべき重要なポイントです。プロジェクトは、いつトラブルが起こるかわからないもの。それを前提に、最善の対応策を練ります。そうすれば、トラブルが発生したときでも冷静な対応が可能となり、頼られる制作会社としての地位を確立できます。
ホームページ制作会社との円滑な対話について
ホームページ制作会社との円滑な対話には、明確なコミュニケーションが必要不可欠です。具体的には、プロジェクトのゴールや要望、期限などを明らかにし、頻繁に進捗報告を求める事も大切です。それらにより、トラブルが発生した場合でも応急処置と対策に移行するための共通認識が持てます。また、自分が専門外の点については、言葉だけでなく図やスケッチを用いて具体的に伝えることが望ましいです。これは、双方が同じビジョンを共有することでミスや誤解を避け、効率的な進行を促進するためです。
問題解決に向けた手続き
問題解決に向けた手続きは、問題の特定から始まります。具体的な状況を把握し、可能な限り詳細な情報を収集します。その後、具体的な対策を練ります。細部まで考慮しながら作業を行い、最適な解決策を見つけ出すことが重要です。そして、解決策を実行した結果に基づいて、進行中のプロジェクトを再評価します。その結果、問題が解消されていれば成功ですが、新たな問題が発生または既存の問題が解消されていなければ、再度問題の特定からスタートします。
必要に応じた法的手段
すべてのコミュニケーションや手続きがうまく作用しても、トラブルが発生し解消できない場合、法的手段をとることもあります。しかし、法的手段をとるためには、まず専門の法律家に相談し、必要な書類の準備や、法律的な手続きを理解することが重要となります。また、法的な問題を余儀なくされる前に、問題が発生した当初から適切な論争解決方法を導入し、トラブルを未然に防ぎます。法的手段は最終的な手段ですが、必要に応じ、適切に利用することで問題解決に繋がります。
失敗しないためのホームページ制作のポイント
成功するホームページ制作には、数々の要素が組み合わさって初めて成果を生むことができます。しかし、それぞれの要素が微妙に繋がっているため、一部分に不備があると、全体の成果に影響を及ぼす恐れがあります。今回は、その中でも特に重要なポイントを取り上げ、失敗しないホームページ制作のキーポイントについて詳しく解説していきます。
信頼できる制作会社の選び方
ホームページ制作を外部のプロの手に委ねるなら、信頼できる会社を選ぶことが第一です。では、どのような基準で選べば良いのでしょうか？まず、経験豊富な会社であることが重要です。
これまでに数多く成功事例、実績を持つ会社は、さまざまなニーズに応えられ、トラブルにも対処できる力を持っています。次に、適切な報酬体系を持つ会社を選ぶことです。安すぎる料金は、品質が疑わしくなる場合があります。逆に高すぎる料金は、コストパフォーマンスが悪くなる恐れがあります。制作会社の選び方一つで、ホームページ制作の成否が左右されると言っても過言ではありません。
明確な目標設定の重要性
次に、明確な目標設定の重要性について説明します。制作を始める前に、ホームページ経由で何を達成したいのか具体的な目標を設定する必要があります。例えば、商品の販売数を増やす、ブランドの認知度を上げる、問合わせ数の増加等、目標はビジネスの目的に直結したものになります。これらの目標を明確にすることで、どのような機能やデザインが必要か、どのような構成にするべきかが明確になります。目標設定が曖昧なままでは、ホームページ制作に方向性が生まれず、結果的に効果を上げられない可能性が高くなります。
成功事例から学ぶポイント
ホームページ制作においては、成功事例から学ぶことが非常に有効です。なぜそのホームページが成功したのか、その理由を詳しく解析することで、自分たちのホームページ作成に役立てることができます。成功事例の分析を行う際に注視すべき点は、ターゲットとするユーザーが求める情報がどの程度伝わっているのか、ユーザビリティやデザイン性、コンテンツの質などです。これらを参考にすることで、より高品質なホームページを作り上げ、成功につなげることが可能になるでしょう。
まとめ：トラブルを未然に防ぐための秘訣
問題や混乱は予防を徹底的にする事が大切です。この記事では、事前準備と予防の重要性、外注制作のメリットとデメリット、そして持続的なホームページ運用のためのアドバイスについて詳しくご紹介します。これらの知識をしっかりと身につけて、あなたのビジネスやプロジェクトがスムーズに進行し、トラブルを未然に防ぐことができるになれば幸いです。
事前準備と予防策の大切さ
あらゆる問題やトラブルは、多くの場合、予想外の事態や細部への注意不足から生じます。完璧な事前準備と予防策を立てることは困難かもしれませんが、その努力は計り知れないほどの価値があります。
一つ目の秘訣は、予防策を立てることです。予防策とは、問題が発生した場合に備えて、可能な限りの対策を事前に計画したものです。二つ目は、業務の構造を理解することです。それぞれの業務がどのように連携しているかを理解しておくことは、全体像を把握し、意思決定を行う際の視野を広げるのに役立ちます。
外注制作のメリットとデメリット
例えば、自社である程度のディレクションを行い、コーディングやデザインを外注する場合にも、メリットとデメリットが伴います。外注制作の大きなメリットとしては、専門知識を持ったプロの手を借りてクオリティの高い成果物を手に入れられる点です。
それに加え、社内のリソースを節約し、他の重要な業務に専念できるという好影響もあります。しかし、一方でコミュニケーションの問題や納期の遅延、品質の不一致などのデメリットも無視できません。外注する際は、これらの点を踏まえて、予め信頼性を確認したパートナーを選択し、業務遂行のプロセスをしっかりと共有することが重要です。
部分部分外注する場合、全てを取りまとめるディレクターの経験や知識、コミュニケーションなど総合的な能力が、完成後に目標に近づけるか？の大きなカギとなります。
よくあるのが、デザインや細かい文言にこだわり、サービスや商品を利用するお客様目線になってなく、全く反応のない成果物になってしまう事が多々あります….しっかりゴールを決めて、最終的に目標を達成する事が大切です。
持続的なホームページ運用のためのアドバイス
ウェブサイトまたはホームページは、会社やビジネスの顔とも言える存在です。持続的に運用するためには、更新を怠らず、時代や技術の進歩に合わせた対応が重要です。
具体的には、SEO対策やアクセシビリティの向上、コンテンツの定期的な更新や改善などが考えられます。また、分析ツールを活用し、訪問者の行動パターンやサイト利用状況を把握し、それをもとにサイトの運用方針を見直すことも大切です。最後に、忘れてはならないのがセキュリティ対策です。サイバーセキュリティは、常に新たな脅威に直面していますので、セキュリティ対策を最新の状態に保つことは必須です。
よくあるのが、ホームページの管理画面にログインするIDがadominとか、想定されやすい組み合わせになっていると、乗っ取られてホームページが書き換えられる事例も見てきました。そうなるとせっかく創り上げて来た会社のイメージも落ちてしまいます…
場合によっては、ウィルスに感染して、ドメインがWEB上のブラックリストに掲載されてしまい、セキュリティーがしっかりした取引会社にスパムとして扱われて、メールのやり取りができなくなったという事もあります。
WEBで短期的に売上を上げる！という方法は、近年ではとても難しくなっています。長期的な計画を立てて、しっかりとホームページ制作やWEBマーケティング戦略を立てられるパートナーを探してお付き合いする事が大切です。
目標、目的をしっかりと共有して、業者、客としての認識ではなくパートナーとして取り組む事を意識することで、ホームページ制作でのトラブルが少なるはずです。
最後に
ホームページ制作やリニューアル前にご相談することも可能です。
弊社は沖縄県産業振興公社の専門家としての登録もされております。
専門家が御社に（合計３回）出向いて、相談はもちろん、ユーザーや目標を一緒に決めて、KPIの策定や制作前にWEB戦略を立てる事も可能です。
特に、開業前で効果的にWEBマーケティングを活用してネットで集客するために、何をしていいのか？よく分からない方はぜひ、ご利用をお勧めします。
以下の記事も参考にしてみて下さい。
＞＞知らないと損する「ホームページをリニューアルする前にやるべき事」
株式会社ライフスタイルテクノロジーでは、ホームページ制作以外に、様々な集客プランなどを用意しております。
ぜひ、お気軽にご相談ください。
弊社では定期的にZOOMでの無料説明会を開催しています。
ホームページで売上をUPさせる方法などもお伝えしています。依頼する前に説明会に参加して納得したら依頼する！と言う方法もあります。
説明会に参加された方だけの特典を色々とつけていますので、ぜひ興味のある方はご参加ください。
株式会社ライフスタイルテクノロジー代表取締役
沖縄のリゾートホテルのマーケティング担当を経て独立、ライフスタイルテクノロジーを設立。キャンプ・犬・ワイン・JAZZ・民族音楽好きの２児の父親です。
上級ウェブ解析士認定、全米広告主協会(ANA) Data Marketing & Analytics Division 公認資格、アルマ・クリエーション THE MARKETIGN実践トレーニング講座終了、アルマ・クリエーション認定マーケティング・コピーライターとして活躍中。